Архивный аутсорсинг: как выбрать надежную компанию

Для любой организации ведение архивного дела является неотъемлемой частью работы, требующей соблюдения строгих законодательных требований по срокам и условиям хранения бумаг и электронных данных. Соблюдение нормативных актов и обеспечение физической безопасности архива часто становится сложной задачей для внутренних отделов. Обращение к профессионалам — проверенной архивной компании https://www.arhivuslugi.ru/ — позволяет оптимизировать расходы, гарантировать сохранность документации и обеспечить быстрый доступ к необходимым сведениям в любой момент.

Критерии выбора: хранилища и безопасность

Прежде чем передать документы на аутсорсинг, необходимо убедиться, что потенциальный подрядчик соответствует нормативным требованиям к хранению. Профессиональные архивные комплексы оборудованы системами контроля климата (температуры и влажности), что критически важно для предотвращения разрушения бумаги и плесени. Ключевым является и противопожарная защита — использование газового пожаротушения, безопасного для документов.

Конфиденциальность и безопасность доступа также находятся в приоритете. Надежная компания должна обеспечивать круглосуточную охрану, контроль доступа по идентификаторам и строгий учет перемещения каждой единицы хранения с помощью штрих-кодирования. Заключение договора с четкими обязательствами по конфиденциальности — обязательное условие для защиты коммерческой тайны.

Комплекс архивных услуг: от экспертизы до оцифровки

Современный архивный аутсорсинг предлагает больше, чем просто хранение. Важной услугой является экспертиза ценности документов, которая позволяет отделить бумаги, подлежащие длительному хранению, от тех, что можно уничтожить после истечения срока. Это помогает сократить объем архива и снизить затраты на хранение. Профессионалы также занимаются систематизацией, переплетом и составлением описей.

Другая востребованная услуга — оцифровка или документ-сканирование (создание электронных копий). Оцифровка позволяет внедрить электронный документооборот и обеспечить мгновенный удаленный доступ к информации в формате файлов с полнотекстовым поиском. Это значительно повышает эффективность рабочих процессов и снимает зависимость от физического местонахождения бумажных копий.